Quittance de loyer : obligations et fonctionnement

Mis à jour : janv. 10

La quittance de loyer est un document justificatif que le propriétaire / bailleur transmet au locataire. Il atteste le paiement du loyer ainsi que les charges qui lui sont dues comme indiqué dans le contrat de location initial.


En France, la majorité des propriétaires transmettent automatiquement de manière matérialisée ou dématérialisée une quittance de loyer à leurs locataires, une fois le loyer réglé.


Qu’est-ce que la quittance de loyer ? À quoi peut-elle servir ? Quelles sont les mentions qui doivent y figurer ? Est-ce obligatoire ? Que se passe-t-il si le bailleur refuse de l’envoyer à son locataire ? Qui paie les frais d’envoi de la quittance de loyer ? Autant d’interrogations que les propriétaires mais aussi les locataires se posent régulièrement sans parfois trouver de réponses. Si tel est votre cas, nous allons répondre ici à toutes vos interrogations concernant la quittance de loyer.

Quelles sont les mentions obligatoires ?


Si vous devez rédiger une quittance de loyer pour votre locataire, il est très important de bien rédiger certaines mentions qui doivent obligatoirement apparaître sur le document :

  • Le nom du document (quittance ou reçu si le paiement est incomplet)

  • Nom, prénom et adresse du bailleur

  • Nom(s), prénom(s) et adresse du (des) locataires

  • Date d’envoi de la quittance de loyer

  • L’adresse du bien en location

  • Période concernée par le paiement versée par le locataire

  • Montant total de la somme perçue

  • Montant du loyer

  • Montant des charges

  • Signature du propriétaire

Rédiger une quittance de loyer est donc simple et rapide, surtout si vous utilisez un modèle gratuit en ligne. Toutefois, est-ce obligatoire de le faire ?


Un bailleur doit-il obligatoirement transmettre une quittance de loyer au locataire ?


Bien qu’il soit rare qu’aucune quittance ne soit transmise au locataire (notamment lorsque le propriétaire passe par une agence immobilière), aucune disposition légale n’impose la transmission automatique d’une quittance de loyer. En effet, la loi du 6 juillet 1989 portant sur les rapports locatifs précise clairement ce point : “Le propriétaire est obligé de fournir au locataire une quittance de loyer si ce dernier en fait la demande”. Par conséquent, si le locataire ne demande pas à son propriétaire de lui envoyer ce document, ce dernier n’est pas dans l’obligation de le faire.


À l’inverse, dès lors que le locataire la demande et que le loyer a été acquitté, le propriétaire a l'obligation de remettre une quittance de loyer. Même s’il a quitté le logement, un locataire peut demander à son ancien bailleur de lui transmettre toutes les quittances de loyer qui ont été réglées.


Est-il possible de facturer l'envoi de la quittance de loyer au locataire ?


Les frais d’envoi de la quittance sont à la charge du bailleur. L’article 6 de la loi du 6 juillet 1989 précise que : "Le bailleur ou son mandataire est tenu de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande. (...) Aucuns frais liés à la gestion de l’avis d’échéance ou de la quittance ne peuvent être facturés au locataire."


Insérer une clause dans le contrat de location visant à faire payer les frais de transmission de la quittance de loyer au locataire serait considérée comme abusif.


Utiliser la voie dématérialisée pour réduire les frais d’envoi de la quittance de loyer


Si la forme matérialisée, à savoir l’envoi par courrier postal, reste encore majoritaire, il est possible, depuis la loi pour l’Accès au Logement et un Urbanisme Rénové (loi Alur), d’envoyer une quittance de loyer sous forme dématérialisée avec l’accord du locataire. Ainsi, les bailleurs particuliers et professionnels peuvent envoyer une quittance par mail de préférence sous format PDF. Il est toutefois conseillé de l’inscrire dans le bail de location.


Cela permettra au propriétaire de se protéger de tout éventuel litige avec son locataire sur le sujet. Dans tous les cas, la quittance de loyer devra être envoyée par le bailleur après réception du paiement loyer du locataire.


Pourquoi envoyer une quittance de loyer au locataire ?


A quoi sert la quittance de loyer ?


D’un point de vue administratif, la quittance de loyer est un document très important. C’est pour cette raison que la loi oblige, comme nous l’avons vu précédemment, à transmettre une quittance de loyer au locataire qui le demande. Elle fait office de justificatif à plusieurs niveaux :

  • Elle prouve que le locataire est un bon payeur et qu’il a bien effectué le règlement des sommes dues.

  • Elle peut être utilisée comme justificatif de domicile.

  • Elle sert d’attestation auprès de la Caisse d’Allocation Familiale (CAF) pour traiter le dossier du locataire. Pour la CAF, la quittance de loyer atteste du montant du loyer versé par le locataire. Ainsi, la CAF peut s’en servir pour calculer les droits du locataire.

Le bailleur peut-il refuser d’envoyer la quittance de loyer ?


Il existe une situation qui permet au bailleur de ne pas envoyer une quittance de loyer à son locataire. Si ce dernier n’a pas payé entièrement son loyer. Le bailleur devra envoyer un document indiquant la somme perçue et non une quittance de loyer qui atteste que le locataire a entièrement payé son loyer et ses charges.


Dans le cas où le bailleur refuse de transmettre la quittance de loyer alors que celui-ci a été réglé dans son intégralité, le locataire peut, dans un premier temps, lui envoyer une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception. Celle-ci lui donnera un délai pour procéder à l'envoi de la quittance réclamée. En l'absence de réponse ou en cas de refus, vous pourrez saisir le tribunal d’instance pour obtenir une injonction de faire, qui obligera le bailleur à vous délivrer la quittance de loyer dans le délai fixé par le juge.


Dans une situation d’urgence, il est également possible de demander au juge d’ordonner la délivrance de la quittance de loyer dans un délai déterminé, sous peine d’amende à payer par le bailleur pour chaque jour de retard.


Comment cela se passe-t-il pour une colocation ?


Comme pour une location classique, la quittance de loyer pour une colocation atteste que les locataires ont bien procédé au règlement du loyer pour une période donnée. Elle présente pratiquement le même contenu qu’une quittance classique.


Toutefois, il existe deux cas de figure en fonction de la nature du bail qui a été signé.

  • Le bailleur pourra être amené à produire une seule quittance de loyer en précisant l'identité de chaque colocataire sur le document si ces derniers ont signé un bail commun (bail multiple) et même s’ils ont payé séparément.

  • Dans le cas où les colocataires ont chacun signé un bail individuel, le bailleur devra transmettre une quittance par colocataire, pour le montant de sa part du loyer.


Évitez les litiges locatifs avec MyTopLoc


La quittance de loyer est un document juridique simple qui concerne tous types de contrats de location. Néanmoins, elle est à l’origine de litiges entre bailleurs et locataires. Pour favoriser les bons rapports locatifs, nous vous conseillons soit d’envoyer la quittance de loyer chaque mois, soit de demander à votre locataire une preuve écrite attestant qu’il ne souhaite pas recevoir ce document.


En ce sens, afin d’éviter les litiges locatifs, MyTopLoc vous aide à trouver le locataire idéal. Grâce aux recommandations déposées par les anciens bailleurs, vous avez connaissance du profil du locataire et de ses expériences passées de location. Est-il un bon locataire ? Paie-t-il le loyer en temps et en heure ? Est-il respectueux du bien ? N’ayez plus aucune surprise et appréhension en utilisant MyTopLoc pour la location de votre logement.

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